Onestà, integrità e correttezza

La società e il suo personale si impegnano pienamente a svolgere le proprie attività rispettando sempre i seguenti solidi principi: onestà, integrità e correttezza durante tutto il processo di fornitura di servizi e beni al pubblico. Tutto il personale deve garantire che le operazioni commerciali, i servizi, gli appalti o le assunzioni, siano trattate in modo aperto, equo ed imparziale.

Il presente Codice di Condotta definisce le norme fondamentali di comportamento ed i doveri sociali di tutti coloro che operano all’interno dell’azienda e la sua politica qualora si verificassero episodi di accettazione di vantaggi o di conflitto di interessi da parte del personale. Il presente Codice si applica anche ai dipendenti temporanei e a tempo parziale della società.

Pari opportunità per tutti i dipendenti

L’azienda deve essere un datore di lavoro dalle pari opportunità di impiego. Le opportunità di lavoro devono essere disponibili indipendentemente da: razza, colore, sesso, religione, nazionalità, età, disabilità o altro status legalmente protetto. Il presente Principio deve essere applicato durante l’intero rapporto di lavoro, incluso durante l’assunzione e la formazione; deve essere applicato durante la selezione della posizione lavorativa e della retribuzione, e chiaramente deve essere applicato nella scelta di una promozione, un trasferimento o la cessazione del rapporto di lavoro.

Norme di sicurezza e sanitarie

L’azienda deve favorire un ambiente di lavoro che permette ai propri dipendenti di lavorare in piena sicurezza, rispettando tutte le leggi e le normative attive in materia, a tutela non solo della sicurezza dei lavoratori, ma anche dell’ambiente.

Concorrenza leale

La politica aziendale vieterà qualsiasi pratica di concorrenza sleale capace di ostacolare, limitare o falsare il principio della libera concorrenza. Di conseguenza, i nostri dipendenti hanno l’obbligo di non concordare (formalmente o informalmente) con i concorrenti su prezzi o qualsiasi altra forma di transazione; limitare o controllare la produzione, la commercializzazione, lo sviluppo tecnico o gli investimenti; manipolare o dividere mercati o fonti di approvvigionamento; partecipare con entità falsa a gare d’appalto o altre gare per imprese; limitare l’accesso al mercato e la libera concorrenza all’altre imprese; applicare condizioni ineguali per prestazioni equivalenti ai partner commerciali, creando in tal modo uno svantaggio nella concorrenza; subordinare la firma dei contratti a obblighi supplementari che, per loro natura o secondo l’uso commerciale, non hanno alcun legame con l’oggetto del contratto stesso.

Ai nostri dipendenti è vietato compiere qualsiasi atto di concorrenza sleale manifestato attraverso: appropriazione indebita di clienti utilizzando i rapporti stabiliti con tali clienti nell’ambito della funzione precedentemente detenuta presso l’azienda, licenziare o attrarre dipendenti di una società al fine di catturarne i clienti o assumere dipendenti di una società al fine di lederne l’organizzazione generale. Allo stesso tempo, i nostri dipendenti non devono intraprendere azioni che ledano gli interessi legittimi dei consumatori o altre operazioni che violino il diritto alla libera concorrenza.

Governance e lotta alla corruzione

La società non tollera la corruzione e vieta a tutti i dipendenti il pagamento o l’offerta di pagamento o di qualsiasi cosa di valore, direttamente o indirettamente, a funzionari governativi e/o a partner commerciali, con lo scopo di influenzare o di garantirsi un indebito vantaggio commerciale o personale.

Le terze parti saranno contrattate esclusivamente per svolgere quelle attività che favoriscono gli interessi dell’impresa: le commissioni devono essere ragionevoli; tutte le disposizioni chiaramente documentate; gli accordi conformi alla politica aziendale.

Relazioni finanziarie

Tutte le transazioni della società devono essere debitamente registrate in modo da consentire l’elaborazione di un bilancio chiaro in conformità con i principi contabili generalmente accettati. Per nessun motivo possono essere effettuate registrazioni false o fuorvianti nei libri e nei registri della società e nessun dipendente può impegnarsi in accordi che comportino un tale atto proibito.

Non può essere costituito per nessun scopo alcun fondo o attività se non divulgati o registrati dalla società. Nessun pagamento per conto della società (compresi quelli in contanti) può essere effettuato senza adeguata documentazione di supporto o effettuato con l’intenzione che una parte venga utilizzata per scopi diversi da quelli descritti nella documentazione stessa.

Di volta in volta, la società può pubblicare ed informare sulle politiche aziendali in materia di rendicontazione finanziaria, divulgazione e conformità, in modo da rafforzare la conoscenza tra il personale di tutti i principi e regole contenute nel presente Codice. Tutti i dipendenti di qualsiasi livello sono tenuti ad attuare e seguire rigorosamente queste politiche.

Accordi restrittivi con terzi

La società non approva le attività che cercano di ottenere un vantaggio competitivo sleale. E’ vietato esercitare da parte di un dipendente attività a beneficio di terzi, che violino qualsiasi accordo restrittivo, come la divulgazione di informazioni riservate o di segreti commerciali, anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro.

Contratti e servizi pubblici

La società si impegna a rispettare tutte le leggi e regolamenti vigenti in materia di appalti e servizi pubblici, a garantire che le sue relazioni, certificazioni e dichiarazioni ai funzionari governativi, siano accurate e complete, e che eventuali difformità dai requisiti contrattuali siano debitamente approvate.

Accettazione dei vantaggi

E’ politica di questa azienda vietare a tutti i dipendenti di chiedere o accettare qualsiasi beneficio da persone che intrattengono rapporti commerciali con la società (ad esempio clienti, fornitori, appaltatori). I dipendenti prima di accettare qualsiasi beneficio da parte di tali persone devono consultarsi e richiedere l’autorizzazione al responsabile della condotta etica aziendale.

Tutti i doni offerti volontariamente allo staff in qualità ufficiale devono essere considerati di proprietà dell’azienda e non devono essere accettati senza autorizzazione. Di default, lo staff dovrebbe declinare qualsiasi offerta, la cui accettazione potrebbe ledere e andare contro gli interessi dell’azienda o portare a denunce di faziosità o appropriazione indebita.

Mentre gli omaggi ricevuti formalmente il cui valore è inferiore a 50 Euro e il cui rifiuto potrebbe essere visto come asociale o scortese, possono essere eccezionalmente accettati. In altre circostanze, lo staff dovrebbe cercare di ottenere un consenso chiaro (ad esempio per iscritto) e immediato (entro 5 giorni dall’offerta) da parte del responsabile della condotta etica dell’azienda.

Tale responsabile dovrebbe tenere sempre adeguati registri con le domande e le autorizzazioni concesse. Ogni autorizzazione indicherà il nome del richiedente; la circostanza in cui tale omaggio è stato offerto; la natura e il valore stimato del dono, e se è stato concesso al richiedente il permesso di trattenersi il dono o se sono state disposte indicazioni diverse per l’omaggio ricevuto. Le autorizzazioni devono essere firmate e datate sia dal responsabile etico che dal richiedente. Le possibilità di disporre di tali doni sono elencate nell’appendice 2.

Conflitto di interessi

Una situazione di conflitto di interessi si presenta quando gli “interessi privati” del dipendente competono o entrano in conflitto con gli interessi della società. Per “interessi privati” si intendono gli interessi finanziari e personali del dipendente o di una persona a lui vicina, tra cui per esempio: i membri della famiglia e altri parenti stretti; amici personali; i club e società a cui appartengono; e qualsiasi persona a cui devono un favore o sono obbligati in qualche modo.

Lo staff dovrebbe evitare di utilizzare la propria posizione o le informazioni delle quali è a conoscenza per beneficiarne privatamente, o trarne vantaggi per la propria famiglia o per qualsiasi altra persona con la quale ha legami personali o sociali. Dovrebbe dunque evitare di mettersi in una posizione che potrebbe portare ad un conflitto di interessi, effettivo o percepito, con la società. L’incapacità di prevenire o la dichiarazione di qualsiasi conflitto di interessi può dar luogo ad accuse di favoritismo, abuso di autorità o persino accuse di corruzione.

In particolare, si deve immediatamente dichiarare il conflitto di interessi, se il dipendente coinvolto in una procedura di appalto, ha un interesse personale verso la selezione di una particolare azienda come fornitore di beni o servizi. L’Appendice 3 fornisce alcuni esempi di situazioni di conflitto di interessi che si possono verificare.

Quando il dipendente si trova in una situazione in cui per la società vi è un conflitto di interessi, reale o percepito, il dipendente deve fare una dichiarazione scritta al responsabile della condotta etica dell’azienda. Gli è vietato, dunque, trattare con la materia in questione e deve seguire le istruzioni del responsabile che può decidere anche di riassegnare il compito ad un altro dipendente.

L’uso improprio della posizione aziendale

Lo staff, che abusa della propria posizione ufficiale all’interno dell’azienda per guadagni personali o per favorire parenti o amici, è passibile di sanzioni disciplinari o addirittura penali. Un esempio di uso improprio della propria posizione, può essere quando un dipendente, durante la selezione di un fornitore, favorisce o rivela importanti informazioni ad una società di un suo parente al fine di offrire un indebito vantaggio.

Gestione di informazioni riservate

Lo staff non è autorizzato a divulgare informazioni riservate senza autorizzazione. Chi ha accesso a tali informazioni o ne ha il controllo, dovrebbe in ogni momento fornire garanzie adeguate che non vi è un abuso o un uso improprio. Esempi di uso improprio includono la divulgazione delle informazioni in cambio di ricompense monetarie o per interessi personali. Va inoltre osservato, che la divulgazione non autorizzata di dati personali, può comportare anche una violazione della normativa sulla privacy.

Proprietà dell’azienda

Lo staff, avendo accesso a proprietà e a beni appartenenti alla società, deve garantirne l’uso corretto e per il solo scopo di svolgere le sue mansioni. L’appropriazione indebita della proprietà per uso personale o rivendita, è severamente vietata.

Lavoro esterno

I dipendenti, compresi quelli con orario ridotto, che desiderano intraprendere un lavoro retribuito al di fuori dell’azienda, devono presentare una domanda scritta (datata e firmata) e richiederne l’autorizzazione all’azienda, prima di accettare il lavoro. L’approvazione non sarà data, se il lavoro esterno è considerato in conflitto con gli interessi e i valori dell’azienda.

Osservanza del codice

E’ responsabilità personale di ogni dipendente comprendere e rispettare il Codice di Condotta. Ogni membro del personale deve firmare una dichiarazione di principio a tal fine. Il responsabile della condotta etica aziendale o qualsiasi altro dipendente incaricato di ciò, dovrà conservare tali dichiarazioni.

I responsabili di ufficio e di stabilimento dovranno assicurarsi che i loro subordinati comprendano e rispettino le norme e i requisiti indicati nel Codice. Eventuali dubbi di interpretazione o problemi di vario genere, nonché eventuali proposte di miglioramento, devono essere indirizzate al responsabile della condotta etica aziendale, che ha il dovere di esaminarle e di prestare consulenza.

Qualsiasi membro del personale violi le norme presenti nel Codice, sarà soggetto a provvedimenti disciplinari. In caso di sospetta corruzione o di altre violazioni punibili anche penalmente, sarà presentata una relazione alle autorità competenti.

Di fronte ad un potenziale comportamento non etico, il dipendente dovrà porsi le seguenti domande: a) È conforme alle pratiche e alle politiche dell’azienda? b) È legale? c) Cosa pensano i miei colleghi / Manager / Direttore delle Risorse umane / responsabile della condotta etica? d) Come mi sentirei se raccontassi a qualcun altro cosa ho fatto? e) Quale sarebbe la reazione del cliente? f) Come si sentirebbe l’azienda se ciò fosse riportato sul quotidiano nazionale? f) In che misura il mio comportamento potrebbe recare danno all’ambiente?

Sanzioni

La società ha il potere di adottare misure correttive tempestive ed appropriate in presenza di violazione del Codice. Qualsiasi dipendente adotti una condotta non conforme alle regole previste dal Codice, sarà soggetto ad azioni disciplinari e sanzioni in conformità con la normativa sul lavoro.

Quando vi è in atto una denuncia, il responsabile della condotta etica aziendale ha il compito importante di analizzare inizialmente il caso e successivamente incontrare privatamente chi ha esposto la denuncia per capire i fatti che circondano la questione. Dopo una fase di accertamento dei fatti, può essere indetta una riunione con il dipendente accusato della violazione, per accertare ed indagare ulteriormente i fatti e accogliere così anche le sue dichiarazioni in merito. La decisione finale deve essere emessa per iscritto (datata e firmata), indicando una sintesi dei fatti, con riferimento alla violazione compiuta e alle motivazioni raccolte.

La sanzione può essere emessa sotto forma di:

• Avvertimento;
• Lettera di richiamo privata o pubblica;
• Cambio di mansione o trasferimento di unità;
• Sospensione dal servizio;
• Risoluzione o licenziamento.

In ogni caso, qualora il dipendente venisse multato, l’importo da versare all’azienda dovrà essere compreso tra 1/5 (un quinto) e 5 (cinque) volte il salario mensile più recente. L’importo di tale multa verrà detratto direttamente dallo stipendio del dipendente del mese seguente o da qualsiasi credito nei confronti dell’azienda.

In caso di gravi violazioni, il responsabile della condotta etica dell’azienda ha il dovere di segnalare l’atto illecito alle autorità governative o giuridiche preposte.

Segnalazioni

I dipendenti hanno la responsabilità di segnalare tempestivamente alla società qualsiasi tipo di violazione del Codice di cui sono venuti a conoscenza. La società dovrà mettere in atto un sistema appropriato (vale a dire cassette per i reclami, per eventuali suggerimenti, un numero di telefono ed un a-mail dedicati, etc.) in modo da consentire ai dipendenti di far pervenire le proprie segnalazioni al responsabile della condotta etica aziendale nella maniera più sicura e riservata possibile.

I dipendenti non saranno oggetto di misure disciplinari in caso di segnalazioni o violazioni denunciate in buona fede. È severamente vietata la ritorsione nei confronti dei dipendenti che hanno segnalato violazioni o hanno testimoniato, assistito o partecipato in qualsiasi modo alle ispezioni. Ogni dipendente che ritenga di essere stato oggetto o di aver assistito ad una rappresaglia, deve immediatamente denunciare l’accaduto al responsabile della condotta etica aziendale.

Responsabile della condotta etica

Il responsabile della condotta etica viene nominato all’interno della società. Per le piccole imprese, le sue mansioni, invece, possono essere affidate ad un professionista esterno.

Il responsabile della condotta etica deve essere una persona di fiducia, indipendente e competente; deve essere preparato, formato e idoneo a svolgere e trattare questioni relative al presente Codice di Condotta. Deve essere in grado di compiere il suo dovere con la massima delicatezza, riservatezza, rispetto, equità e competenza.

Le principali mansioni del responsabile della condotta etica sono:

• Ricezione, revisione, indagine, risoluzione di dubbi e relazioni sugli argomenti descritti nel presente Codice;
• Interpretazione, divulgazione e applicazione delle norme presenti nel Codice;
• Report periodici agli alti funzionari della società per informarli sull’attuazione e l’efficacia del Codice in uso e di altre questioni conformi, o aggiornarli su eventuali modifiche, ritenute necessarie ed opportune, all’interno del Codice stesso.

Appendice 1: Definizione di vantaggio ed esempi di divieti

“Vantaggio” significa:

• Qualsiasi regalo, prestito, onorario, ricompensa o commissione in denaro o in titoli di valore, in beni o qualsiasi altra cosa di interesse;
• Qualsiasi carica, impiego o contratto;
• Qualsiasi pagamento, svincolo, estinzione o liquidazione di prestiti, obbligazioni o altre responsabilità, in tutto o in parte;
• Qualsiasi altro servizio o favore, inclusa l’immunità da qualsiasi sanzione o da azioni e procedimenti di natura disciplinare, civile o penale, già avviati o meno;
• La tolleranza dall’esercizio di qualsiasi diritto o potere o dovere;
• Qualsiasi offerta, impegno o promessa, condizionata o incondizionata, di qualsiasi vantaggio menzionato sopra.

Ogni dipendente si impegna a:

• Non richiedere, accettare, offrire, promettere o pagare una tangente direttamente o tramite una terza parte. Questo include “pagamento agevolante”;
• Non accettare trasporti, rimborsi spesa o alloggio per viaggi che non sono legati direttamente al lavoro;
• Non offrire o accettare donazioni per feste, compreso durante una trasferta;
• Non richiedere o accettare sconti personali che non siano disponibili a tutti i dipendenti o disponibili al pubblico;
• Non offrire né accettare sconti o rimborsi personali provenienti da acquisti fatti dalla società;
• Non offrire o accettare pasti o intrattenimenti eccessivi o inappropriati. In generale, un importo eccessivo è quell’importo che normalmente non spenderesti per te stesso.

Gli omaggi forniti non devono dare l’impressione di influenzare indebitamente il destinatario o di recare vantaggio improprio alla società. Regali o intrattenimenti non devono riflettere negativamente sulla società o su quella del destinatario e i doni devono essere offerti apertamente ed in maniera trasparente. Il dono o l’intrattenimento devono essere accuratamente contabilizzati nella nota spese del dipendente e nei libri e registri dell’azienda. Se avete domande circa l’accettazione o meno di un omaggio oppure se è opportuno un dono o un invito, consultare sempre il responsabile della condotta etica aziendale.

Appendice 2: come disporre degli omaggi ricevuti come membro ufficiale di uno staff 

• Se il dono è di natura deperibile (ad es. cibo o bevande), deve essere condiviso con i colleghi di ufficio o durante un’attività organizzata dall’azienda;
• Se il regalo è un articolo utile, può essere inviato a un’organizzazione di beneficenza;
• Se il regalo è di interesse storico o di altro tipo, può essere inviato ad una biblioteca o ad un museo;
• Se il regalo è adatto ad essere esposto (come ad esempio un dipinto, un vaso, ecc.), può essere conservato e mostrato nei locali dell’azienda;
• Se il regalo è un oggetto personale di valore inferiore ai 1000 euro, può essere trattenuto dal destinatario.

Appendice 3: Esempi di conflitto di interessi

• Un dipendente della società che ha un interesse di natura finanziaria verso la selezione di una particolare azienda, in lista insieme ad altre per la fornitura di beni o servizi alla società;
• Un membro dell’azienda che accetta regali frequenti da fornitori o appaltatori della società.